ربط أودو مع زاتكا (المرحلة الثانية): الخطوات الكاملة وأشهر الأخطاء

وصلك إشعار من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بموعد ربط منشأتك؟ لا داعي للقلق، لكن لا تؤجّل أيضًا. ربط أودو مع زاتكا عملية واضحة الخطوات، وأغلب المشكلات التي تظهر سببها بيانات ناقصة يمكن اكتشافها مبكرًا.

في هذا الدليل أشرح ما تعنيه المرحلة الثانية، وكيف يتم الربط في أودو خطوة بخطوة، وأشهر أسباب رفض الفواتير التي أراها في المشاريع.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

• المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ): بدأت في 4 ديسمبر 2021، وتلزم المنشآت بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا من نظام متوافق، مع رمز QR على الفواتير المبسطة.
• المرحلة الثانية (الربط والتكامل): بدأت تطبيقها على موجات منذ 1 يناير 2023، ويُربط فيها نظامك بمنصة «فاتورة» لإرسال الفواتير بصيغة XML موقّعة إلكترونيًا.

وفي المرحلة الثانية نوعان من التعامل:

تُحدَّد الموجات حسب حجم الإيرادات، وتُبلغ الهيئة كل منشأة بموعد ربطها قبل ستة أشهر على الأقل.

هل يدعم أودو المرحلة الثانية؟

نعم. الإصدارات الحديثة من أودو Enterprise تتضمن ضمن التوطين السعودي موديول الفوترة الإلكترونية المتوافق مع المرحلة الثانية. أما مع أودو Community فيتم الربط عبر موديولات من مطوّرين خارجيين، وهنا يجب التدقيق في جودة الموديول ومن يدعمه ويحدّثه عند تغيّر متطلبات الهيئة.

المتطلبات قبل البدء

جهّز هذه النقاط قبل أي خطوة تقنية، فهي سبب أغلب حالات الرفض لاحقًا:

• بيانات منشأتك كاملة: الاسم الرسمي، والرقم الضريبي (15 رقمًا)، ورقم السجل التجاري، والعنوان الوطني كاملًا: رقم المبنى، والشارع، والحي، والمدينة، والرمز البريدي، والرقم الإضافي.
• بيانات عملائك من المنشآت: الرقم الضريبي والعنوان الوطني لكل عميل تصدر له فواتير ضريبية.
• صلاحية دخول بوابة «فاتورة» لمستخدم مفوّض يستطيع إصدار رموز التحقق (OTP).
• إعداد الضرائب: نسبة 15%، والنسبة الصفرية، والمعفاة، مع أسباب الإعفاء أو النسبة الصفرية.
• يومية مبيعات لكل وحدة إصدار: لكل فرع أو نقطة بيع يومية مستقلة.

خطوات الربط في أودو

1. تثبيت التوطين السعودي وموديول الفوترة الإلكترونية، والتأكد من ضبط دليل الحسابات والضرائب السعودية.
2. استكمال بيانات الشركة والعنوان الوطني في بطاقة الشركة.
3. اختيار بيئة الربط من إعدادات المحاسبة: نبدأ دائمًا ببيئة الاختبار أو المحاكاة، ولا ننتقل للإنتاج إلا بعد نجاح كل السيناريوهات.
4. تسجيل كل يومية مبيعات (Onboarding): تُصدر رمز OTP من بوابة «فاتورة» للبيئة المطلوبة، وتُدخله في أودو على اليومية، فيحصل النظام على شهادة التوقيع (CSID) الخاصة بها. صلاحية الرمز قصيرة، فجهّز كل شيء قبل إصداره.
5. اختبار كل أنواع المستندات: فاتورة ضريبية، وفاتورة مبسطة، وإشعار دائن، وإشعار مدين، وفاتورة بنسبة صفرية إن كانت لديك، ثم مراجعة حالة كل مستند في أودو.
6. التحويل للإنتاج: تسجيل اليوميات من جديد في بيئة الإنتاج برموز OTP جديدة، في وقت لا يعطّل الفوترة اليومية.
7. نقاط البيع: ربط يومية كل نقطة بيع، والتأكد أن الطلبات تتحول إلى فواتير مبسطة تُبلَّغ تلقائيًا.

أشهر أسباب رفض الفواتير وكيف تتجنبها

نصائح بعد التشغيل

• راجع حالة الفواتير يوميًا في الأسابيع الأولى: مقبولة، أو مقبولة مع تحذيرات، أو مرفوضة. التحذيرات لا توقف الفاتورة لكنها تنبيه لبيانات يجب تصحيحها.
• لا تعدّل فاتورة بعد ترحيلها: الطريق الصحيح هو الإشعار الدائن ثم فاتورة جديدة.
• درّب المحاسبين على قراءة رسائل المنصة؛ أغلبها واضح ويشير مباشرة إلى الحقل الناقص.
• عند إضافة فرع جديد سجّل يوميته قبل أول عملية بيع.

الخلاصة

نجاح ربط أودو مع زاتكا يعتمد على التحضير أكثر من التقنية: بيانات كاملة، وضرائب مضبوطة، واختبار جاد على بيئة المحاكاة قبل الإنتاج. ابدأ فور وصول الإشعار، ولا تترك الربط للأسبوع الأخير.

أتولّى الربط كاملًا من تقييم الجاهزية حتى المتابعة بعد التشغيل. تعرّف على خدمة ربط أودو مع زاتكا، أو تواصل معي مباشرة.