الإشعارات الدائنة والمدينة في الفوترة الإلكترونية بأودو (زاتكا)

بعد أن تُصدر الفاتورة وتُعتمد أو يُبلَّغ بها، لم تعد ملكك وحدك؛ فهي مسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولا يجوز تعديلها أو حذفها. وأي تغيير بعد ذلك، من مرتجع أو خصم أو تصحيح سعر، يتم عبر الإشعارات الدائنة والمدينة. ومن واقع المشاريع التي نفذتها، كثيرًا ما تكون هذه الإشعارات مصدر أخطاء ورفض، لأن قواعدها أدق مما يتوقعه المحاسبون.

في هذا المقال أشرح متى تستخدم كل نوع، وكيف تربطه بالفاتورة الأصلية في أودو (Odoo)، وأثره الضريبي، والأخطاء الشائعة. أما خطوات الربط العامة مع المنصة فتجدها في مقال ربط أودو مع زاتكا (المرحلة الثانية).

لماذا لا يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها؟

في المرحلة الثانية، الفاتورة ملف XML موقّع إلكترونيًا، يحمل بصمة رقمية مرتبطة بالفاتورة التي قبلها، وقد استلمت المنصة نسخة منه. أي تعديل عليه يكسر التوقيع والتسلسل معًا. لذلك القاعدة بسيطة:

• لا تعديل على فاتورة مُرسلة.
• لا حذف ولا إلغاء بالمعنى التقليدي.
• التصحيح يكون بمستند جديد يشير إلى الفاتورة الأصلية: إشعار دائن يُنقص قيمتها، أو إشعار مدين يزيدها.

متى تستخدم الإشعار الدائن ومتى تستخدم المدين؟

القاعدة العامة: الدائن يُنقص ما على العميل، والمدين يزيد ما على العميل. وهذه أشهر الحالات:

وفي ملف XML يُميَّز كل نوع برمز خاص: 388 للفاتورة، و381 للإشعار الدائن، و383 للإشعار المدين. لا تحتاج التعامل مع هذه الرموز يدويًا، فأودو يضعها تلقائيًا، لكن معرفتها تساعدك على فهم رسائل المنصة.

مثال عملي: أصدرت فاتورة ضريبية بعشر وحدات من صنف ما، ثم أعاد العميل ثلاث وحدات تالفة. لا تُلغِ الفاتورة ولا تُصدر فاتورة جديدة بسبع وحدات؛ بل أصدر إشعارًا دائنًا بثلاث وحدات فقط وضريبتها، يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية، وسببه «مرتجع ثلاث وحدات تالفة عند الاستلام». تبقى الفاتورة الأصلية كما هي، ويكون صافي الفاتورة وإشعارها معًا هو ما استحق فعلًا.

الربط بالفاتورة الأصلية: الشرط الأهم

كل إشعار دائن أو مدين يجب أن يشير إلى الفاتورة الأصلية التي يعدّلها. والإشعار الذي يصل للمنصة دون هذه الإشارة سبب شائع للرفض.

في أودو، الطريق الصحيح هو أن تنشئ الإشعار من داخل الفاتورة الأصلية نفسها: تفتح الفاتورة، وتختار إنشاء إشعار دائن أو إشعار مدين منها، فيُربط تلقائيًا برقمها. أما إنشاء إشعار مستقل من قائمة الإشعارات ثم محاولة ربطه لاحقًا، فهو باب للأخطاء.

وإذا شمل الخصم عدة فواتير، فالأوضح محاسبيًا ورقابيًا أن يكون لكل فاتورة إشعارها المرتبط بها، حتى تبقى العلاقة بين كل فاتورة وتعديلاتها واضحة عند المراجعة.

سبب الإصدار: لا تتركه فارغًا ولا عامًا

المنصة تطلب سببًا لإصدار الإشعار، وأودو يتيح كتابته عند الإنشاء. والفرق كبير بين سبب مفيد وآخر لا يقول شيئًا:

• سبب ضعيف: «تعديل»، «تصحيح»، «خصم».
• سبب واضح: «مرتجع ثلاث وحدات تالفة عند الاستلام»، «خصم كمية متفق عليه لطلبية الربع»، «تصحيح سعر الوحدة حسب عرض السعر المعتمد».

السبب الواضح لا يخدم المنصة فقط، بل يخدمك أنت عند المراجعة الداخلية أو عند سؤال المدقق بعد أشهر: لماذا انخفضت إيرادات هذا العميل؟

نوع الإشعار يتبع نوع الفاتورة

الإشعار يأخذ نوع الفاتورة التي يعدّلها:

• إشعار على فاتورة ضريبية (B2B) يُعامل معاملتها: يُرسل للاعتماد قبل مشاركته مع العميل، وبيانات المشتري فيه يجب أن تكون كاملة ومطابقة.
• إشعار على فاتورة مبسطة (B2C) يُبلَّغ به خلال 24 ساعة، مثل الفاتورة المبسطة تمامًا.

وهذا يعني أن مرتجعات نقاط البيع إشعارات مبسطة تخضع لمهلة الإبلاغ نفسها. وقد شرحت إجراءات المرتجع والاستبدال في الفروع في مقال فواتير نقاط البيع المبسطة وزاتكا في أودو.

الأثر الضريبي والمحاسبي

الإشعار ليس مستندًا ضريبيًا فقط، بل قيد محاسبي له أثره:

• الضريبة على الإشعار يجب أن تطابق ضريبة البند في الفاتورة الأصلية: 15% على البند الخاضع، والصفرية على الصفري، والمعفاة على المعفى مع سببها نفسه.
• الإقرار الضريبي: الإشعارات تعدّل ضريبة المخرجات، فراجع مع محاسبك ظهورها في الفترة الصحيحة قبل تقديم الإقرار. وتفاصيل إعداد الضرائب في مقال إعداد ضريبة القيمة المضافة في أودو.
• إذا كانت الفاتورة مدفوعة: الإشعار الدائن ينشئ رصيدًا للعميل؛ إما أن يُرد له المبلغ، أو يُخصم من فاتورة قادمة، مع تسوية ذلك في أودو حتى لا يبقى رصيد معلّق.
• الإشعار المدين يضيف مبلغًا مستحقًا على العميل يُتابع تحصيله كأي فاتورة.

ولا تنسَ الجهة المقابلة: عندما يصلك إشعار دائن من مورد، سجّله في أودو إشعارًا دائنًا على فاتورة المورد الأصلية، لا خصمًا يدويًا على الدفعة؛ لأنه يُنقص ضريبة المدخلات التي خصمتها، ويجب أن يظهر ذلك في حساباتك وإقرارك.

خطوات إصدار الإشعار في أودو بشكل صحيح

1. افتح الفاتورة الأصلية وتأكد أنها مرحّلة ومقبولة من المنصة.
2. اختر إنشاء إشعار دائن أو مدين من داخلها.
3. اكتب السبب بوضوح كما في الأمثلة السابقة.
4. حدد النوع: إشعار كامل يعكس الفاتورة كلها، أو جزئي تعدّل فيه البنود والكميات والأسعار.
5. راجع البنود: الضريبة مطابقة للأصل، والكميات لا تتجاوز كميات الفاتورة.
6. رحّل الإشعار وتابع حالته لدى المنصة حتى يُقبل.
7. عالج الأثر المالي: سوِّه مع الفاتورة، أو سجّل الرد للعميل.

أخطاء شائعة تسبب الرفض أو المشكلات

• إشعار بلا إشارة للفاتورة الأصلية لأنه أُنشئ مستقلًا.
• سبب فارغ أو عام لا يشرح شيئًا.
• ضريبة مختلفة عن الأصل، كإشعار بنسبة 15% على بند كان صفريًا.
• إشعار دائن يتجاوز قيمة الفاتورة الأصلية، وهذا يدل غالبًا على خلط بين فاتورتين.
• أسطر سالبة داخل فاتورة جديدة بدل إصدار إشعار دائن؛ هذا يخلط المرتجعات بالمبيعات ويُربك التقارير.
• التأخر في إشعارات الفواتير المبسطة حتى تتجاوز مهلة الإبلاغ.
• خصومات يَعِد بها فريق المبيعات دون أن تصل للمحاسبة، فيدفع العميل أقل من فاتورته ويبقى الفرق معلّقًا بلا إشعار.

الخلاصة

الإشعارات الدائنة والمدينة هي الطريق الوحيد لتعديل فاتورة بعد إصدارها في الفوترة الإلكترونية. أنشئها دائمًا من الفاتورة الأصلية، واكتب سببًا واضحًا، وطابق ضريبتها مع الأصل، وتابع قبولها لدى المنصة، ثم عالج أثرها المالي. ودرّب فريق المبيعات والمحاسبة معًا على متى يُستخدم كل نوع.

أتولّى إعداد الفوترة الإلكترونية وتدريب فرق المحاسبة عليها؛ تعرّف على خدمة ربط أودو مع زاتكا.